ZUGFeRD oder XRechnung? Unterschiede und Entscheidungshilfe

Kurzantwort: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD eine PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind laut Bundesfinanzministerium für die E-Rechnung zwischen Unternehmen zulässig. Bei ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1 und nicht für die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Rechtlich zählt in beiden Fällen nur das XML. Für Behörden ist XRechnung der Standard, im B2B-Geschäft entscheidet meist, was Kunden und die eigene Software verarbeiten.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Spätestens dann stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, welches Format es ausstellt.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Der Kernunterschied liegt im Aufbau. Eine XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten. Ohne Viewer-Software ist sie für Menschen kaum lesbar. ZUGFeRD verpackt dieselbe Art von Daten als XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument. Wer die Datei öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest das XML.

Beide Formate bilden dieselben Rechnungsinhalte der EN 16931 ab. Eine moderne Buchhaltungs- oder ERP-Software sollte daher im Rechnungseingang beide verarbeiten können, auch wenn das Unternehmen selbst nur eines davon versendet.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Genau hier entstehen in der Praxis die meisten Fehler, denn nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung.

Wer ZUGFeRD-Rechnungen empfängt, sollte das Profil prüfen. Eine MINIMUM- oder BASIC-WL-Datei sieht als PDF wie eine vollständige Rechnung aus, erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung aber nicht. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist sie damit keine ordnungsgemäße Rechnung im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen.

Was gilt bei Abweichungen zwischen PDF und XML?

Bei hybriden Rechnungen ist der XML-Teil maßgebend. Das BMF stellt klar, dass sich das frühere Verhältnis umgekehrt hat: Früher ging bei Abweichungen der Bildteil vor, heute sind die Daten des strukturierten Teils entscheidend. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen deshalb im XML stehen. Ein Verweis auf eine Anlage mit den Angaben in unstrukturierter Form genügt nicht.

Für die Praxis heißt das: Die PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung ist kein verlässlicher Prüfgegenstand. Das BMF empfiehlt, den XML-Teil selbst zu visualisieren. Dafür eignet sich unter anderem der kostenlose E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt.

Wann ist XRechnung die bessere Wahl?

• Rechnungen an Bundesbehörden: Die Eingangsportale des Bundes sind auf XRechnung ausgelegt. Welche Formate Landes- und Kommunalbehörden annehmen, legt der jeweilige Auftraggeber fest. Das sollten Sie vor der ersten Rechnung klären.
• Versand über Peppol: Wer über das Peppol-Netzwerk fakturiert, verschickt reine XML-Rechnungen. Eine hybride PDF passt nicht in diesen Weg.
• Weitgehend automatisierter Rechnungseingang beim Kunden: Ohne Bildteil gibt es keine zweite Darstellung, die von den Daten abweichen könnte.

Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?

• Kunden erwarten weiterhin eine PDF: Kleinere Empfänger ohne E-Rechnungssoftware können die Rechnung wie gewohnt öffnen und prüfen.
• Versand per E-Mail aus bestehender Rechnungssoftware: Viele Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme erzeugen ZUGFeRD direkt.
• Grenzüberschreitend mit Frankreich: Factur-X, die technisch identische französische Bezeichnung, gehört laut FeRD zum Mindeststandard der französischen B2B-Reform.

Gegen ZUGFeRD spricht vor allem ein Risiko: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML. Die Rechnungssoftware muss beide Teile daher aus denselben Daten erzeugen.

Wer nutzt ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist vor allem im deutschen Mittelstand verbreitet: bei Unternehmen, die Rechnungen per E-Mail versenden und Kunden mit sehr unterschiedlichem Digitalisierungsgrad beliefern. Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einer Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen. Im Rechnungseingang müssen seit 2025 ohnehin alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also auch ZUGFeRD-Dateien.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Ja, technisch sind beide identisch. Das deutsche FeRD und das französische FNFE-MPE entwickeln das Format gemeinsam weiter. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2, beide wurden am 4. August 2026 veröffentlicht. Eine Rechnung, die in Deutschland als ZUGFeRD gilt, ist in Frankreich eine Factur-X-Rechnung. Unterschiede bestehen nur bei Bezeichnung und Versionszählung.

Peppol oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Die beiden Begriffe liegen auf unterschiedlichen Ebenen. ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat, Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk. Über Peppol tauschen zertifizierte Access Points strukturierte XML-Rechnungen aus, zum Beispiel im Format Peppol BIS Billing oder als XRechnung in UBL-Syntax. ZUGFeRD-Rechnungen werden dagegen in aller Regel per E-Mail versendet.

Die Frage ist also nicht „Peppol oder ZUGFeRD“, sondern: In welchem Format und über welchen Weg erreichen Rechnungen den Empfänger? Wann sich Peppol für den Mittelstand lohnt, erklärt der Peppol-Guide.

Wie sieht es in Österreich und der Schweiz aus?

In Österreich ist ebInterface der nationale Standard für E-Rechnungen an den Bund, daneben ist Peppol verbreitet. In der Schweiz prägen die QR-Rechnung und das eBill-System der Banken den Zahlungsverkehr. Wer grenzüberschreitend fakturiert, sollte die Anforderungen des Empfängerlandes einzeln prüfen. Einen Überblick gibt der DACH-Vergleich zur E-Rechnung.

Entscheidungshilfe in vier Fragen

1. Stellen Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber? Dann klären Sie das geforderte Format beim Auftraggeber. Für Bundesbehörden ist XRechnung der sichere Weg.
2. Erwarten Ihre B2B-Kunden noch eine lesbare PDF? Dann ist ZUGFeRD in einem gültigen Profil (mindestens BASIC) meist die pragmatische Lösung.
3. Wollen Sie über Peppol versenden? Dann arbeiten Sie mit reinen XML-Formaten wie XRechnung oder Peppol BIS Billing.
4. Kann Ihre Software beide Formate empfangen und validieren? Diese Frage ist unabhängig von der Versandentscheidung und sollte zuerst geklärt sein.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bilddarstellung. ZUGFeRD ist in der Regel ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um und sind nach Auffassung des BMF für die B2B-E-Rechnung zulässig, ZUGFeRD allerdings nur ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine gültige E-Rechnung?

Ja, wenn sie ab Version 2.0.1 erstellt wurde und nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL nutzt. Diese beiden Profile enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Maßgebend sind die Daten im strukturierten XML-Teil. Das BMF beschreibt ausdrücklich, dass sich das frühere Verhältnis umgekehrt hat und der Bildteil bei Abweichungen nicht mehr vorgeht.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Technisch ja. ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind identische Formate, die das deutsche FeRD und das französische FNFE-MPE gemeinsam weiterentwickeln. Unterschiedlich sind nur Name und Versionsnummer.

Ist Peppol eine Alternative zu ZUGFeRD?

Nein, Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk und kein Rechnungsformat. Über Peppol werden strukturierte XML-Rechnungen zwischen zertifizierten Access Points ausgetauscht, etwa im Format Peppol BIS Billing oder als XRechnung in UBL-Syntax. ZUGFeRD wird dagegen meist per E-Mail versendet.

Welches Format sollten KMU wählen?

Für Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung der sichere Standard. Im B2B-Geschäft sind beide Formate zulässig; ZUGFeRD ist häufig praktischer, wenn Empfänger noch eine lesbare PDF erwarten. Wichtiger als die Formatfrage ist, dass die eigene Software valide Dateien erzeugt und eingehende Rechnungen beider Formate verarbeiten kann.

Fazit

ZUGFeRD und XRechnung sind keine konkurrierenden Standards, sondern zwei Umsetzungen derselben europäischen Norm. Die eigentlichen Risiken liegen woanders: in ungültigen ZUGFeRD-Profilen, in Abweichungen zwischen PDF und XML und in Software, die eingehende Formate nicht sauber verarbeitet.

Wer die Formatwahl mit Rechnungseingang, ERP und Steuerberatung abstimmen möchte, findet im Verzeichnis Berater mit XRechnung-Schwerpunkt und Berater für ZUGFeRD.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Stand der Rechtslage und der Formatversionen: September 2026.