Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen: Inhalt und GoBD-Anforderungen
Was eine Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen beschreiben sollte: Belegeingang, Prüfung, Archivierung, Verantwortlichkeiten und Änderungen am Prozess.
Kurzantwort: Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie E-Rechnungen empfangen oder erstellt, geprüft, freigegeben, gebucht und aufbewahrt werden. Sie muss zum tatsächlich eingesetzten Verfahren passen und Änderungen historisch nachvollziehbar machen. Eine bloße Softwareliste oder eine unveränderte Mustervorlage reicht dafür nicht aus.
Warum ist die Verfahrensdokumentation bei E-Rechnungen wichtig?
Die GoBD beziehen sich nicht nur auf einzelne Dateien, sondern auf das gesamte Datenverarbeitungsverfahren. Nach den GoBD, Randziffern 151 ff. muss für jedes relevante DV-System eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein. Aus ihr sollen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.
Bei E-Rechnungen betrifft das beispielsweise:
- den Empfang per E-Mail, Portal oder Peppol,
- die Validierung und Visualisierung strukturierter Daten,
- die sachliche und rechnerische Prüfung,
- die Freigabe und Verbuchung,
- die Aufbewahrung des strukturierten Originals,
- die Übergabe an DATEV, ein ERP oder die Steuerkanzlei.
Die Verfahrensdokumentation ist damit die prüfbare Beschreibung des tatsächlich gelebten Prozesses.
Führt eine fehlende Dokumentation automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs?
Nein. Die bisher verbreitete Aussage „keine Verfahrensdokumentation bedeutet automatisch Verlust des Vorsteuerabzugs“ ist zu pauschal. Für die Beurteilung formeller Mängel kommt es nach dem Anwendungserlass zu § 158 AO auf das Gesamtbild, die Umstände des Einzelfalls und das sachliche Gewicht der Mängel an.
Eine fehlende oder veraltete Dokumentation bleibt trotzdem relevant: Sie erschwert den Nachweis, dass Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar verarbeitet wurden. Je zentraler der nicht dokumentierte Prozess für die Buchführung ist, desto größer kann das Prüfungsrisiko sein.
Welche Inhalte sollte die Dokumentation abdecken?
Die konkrete Gliederung hängt vom Unternehmen und seinen Systemen ab. Für einen E-Rechnungsprozess sollten mindestens die folgenden Bereiche nachvollziehbar beschrieben sein:
| Bereich | Zu dokumentierende Fragen |
|---|---|
| Belegeingang | Über welche Kanäle treffen Rechnungen ein? Wie werden persönliche Postfächer und Portale behandelt? |
| Formatprüfung | Wie werden ZUGFeRD, XRechnung oder andere strukturierte Formate erkannt, validiert und lesbar gemacht? |
| Fachliche Prüfung | Wer prüft Leistung, Betrag, Steuerangaben und Bestellbezug? |
| Freigabe | Welche Rollen, Betragsgrenzen und Vertretungen gelten? |
| Buchung | Welche Daten werden übernommen, ergänzt oder korrigiert? |
| Aufbewahrung | Wo wird der strukturierte Teil im Ursprungsformat gespeichert? Wie werden Änderungen verhindert und Zugriffe protokolliert? |
| Schnittstellen | Welche Daten fließen zwischen E-Mail, DMS, ERP, DATEV und Steuerkanzlei? Wie werden Fehler behandelt? |
| Internes Kontrollsystem | Welche Kontrollen verhindern Verlust, Doppelverarbeitung oder unberechtigte Änderungen? |
| Betrieb | Wie funktionieren Berechtigungen, Datensicherung, Wiederherstellung und Systemwechsel? |
| Änderungshistorie | Ab wann galt welche Prozess- und Systemversion? |
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Nach der BMF-FAQ zur E-Rechnung beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 stellt außerdem klar:
- Bei einer E-Rechnung genügt grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
- Der PDF-Teil einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
- Für Ausgangsrechnungen kann unter bestimmten Voraussetzungen ein inhaltlich identisches Mehrstück aus unveränderbaren Aufzeichnungen reproduziert werden.
Eine ausführlichere Einordnung finden Sie im Guide zur Archivierung von E-Rechnungen.
Wie dokumentiert man einen E-Rechnungsprozess praktisch?
1. Tatsächlichen Ablauf aufnehmen
Dokumentieren Sie den Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Aufbewahrung. Dabei zählen auch manuelle Zwischenschritte, persönliche Postfächer, Excel-Listen und Ausnahmen.
2. Systeme und Schnittstellen zuordnen
Halten Sie pro Schritt fest, welches System Daten empfängt, verändert, weitergibt oder speichert. Für eine SAP–DATEV-Konstellation hilft der Guide zu SAP-, DATEV- und ZUGFeRD-Schnittstellen.
3. Rollen und Kontrollen benennen
Beschreiben Sie nicht nur, was geschieht, sondern auch wer prüft, freigibt, administriert und im Fehlerfall entscheidet. Kontrollen sollten dem dokumentierten Risiko entsprechen.
4. Nachweise verknüpfen
Bedienungsanleitungen, Berechtigungskonzepte, Schnittstellenbeschreibungen und Testprotokolle können Bestandteil oder Anlage der Dokumentation sein. Verweise müssen eindeutig und die referenzierten Unterlagen verfügbar sein.
5. Änderungen versionieren
Eine neue Software, ein anderer Empfangskanal oder eine geänderte Freigabegrenze verändert das Verfahren. Die Dokumentation sollte erkennen lassen, welche Fassung in welchem Zeitraum galt.
Reicht eine Vorlage aus?
Eine Vorlage kann die Gliederung erleichtern. Sie ist aber nur dann belastbar, wenn sie an die tatsächlichen Systeme, Rollen, Schnittstellen und Kontrollen angepasst wird. Nicht genutzte Musterprozesse sollten entfernt und unternehmensspezifische Ausnahmen ergänzt werden.
Besonders kritisch sind Formulierungen, die eine Funktion lediglich behaupten, etwa „das System archiviert revisionssicher“. Die Dokumentation sollte stattdessen beschreiben, wie Unveränderbarkeit, Berechtigungen, Protokollierung und Wiederauffindbarkeit im konkreten Prozess umgesetzt werden.
FAQ
Braucht ein Unternehmen für E-Rechnungen eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangen für jedes relevante Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.
Welche Inhalte gehören in die Verfahrensdokumentation?
Beschrieben werden sollten insbesondere Belegeingang und -ausgang, Prüfung und Freigabe, Buchung, Aufbewahrung, Systeme und Schnittstellen, Rollen und Berechtigungen, internes Kontrollsystem, Datensicherung sowie Änderungen am Verfahren.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Führt eine fehlende Verfahrensdokumentation automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs?
Nein. Formelle Mängel werden nach ihrem sachlichen Gewicht und den Umständen des Einzelfalls beurteilt. Eine fehlende oder unzureichende Dokumentation kann die Nachprüfbarkeit jedoch erheblich beeinträchtigen.
Fazit
Eine gute Verfahrensdokumentation bildet keinen Idealprozess ab, sondern den nachweisbar eingesetzten Prozess. Für E-Rechnungen sind vor allem der strukturierte Datenteil, die Übergänge zwischen Systemen, die fachlichen Kontrollen und die Änderungshistorie entscheidend.
Im Verzeichnis finden Sie Berater mit Schwerpunkt Verfahrensdokumentation sowie das vollständige Berater-Verzeichnis.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.