E-Rechnung-Beratung: Was Steuerberater leisten und wann Spezialisten nötig sind
E-Rechnung mit dem Steuerberater umsetzen: Aufgaben der Kanzlei, Verantwortung des Unternehmens und Kriterien für spezialisierte E-Rechnung-Beratung.
Kurzantwort: Der Steuerberater unterstützt bei Buchhaltung und steuerlicher Einordnung der E-Rechnung. Empfang, Software, Freigabeprozess, Archivierung und technische Anbindung bleiben jedoch Aufgaben des Unternehmens: dafür kann spezialisierte E-Rechnung-Beratung nötig sein.
Dieser Ratgeber grenzt die Aufgaben konkret voneinander ab. Grundlage für die steuerlichen Rahmenbedingungen sind die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026.
Was leistet der Steuerberater bei der E-Rechnung?
Steuerberater sind für die meisten KMU die erste Anlaufstelle beim Thema E-Rechnung, zu Recht, denn ein großer Teil der Pflicht läuft über die Buchhaltung:
- Verbuchung strukturierter Belege: Moderne Kanzleien arbeiten mit DATEV Unternehmen online oder vergleichbaren Plattformen. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird dort automatisch ausgelesen: Rechnungsnummer, Betrag und USt-ID landen ohne Abtippen im Buchungsvorschlag.
- Steuerliche Einordnung: Fragen zu § 14 UStG, Übergangsfristen, Kleinunternehmerregelung oder Reverse Charge gehören ins Kanzleimandat.
- Fristenwissen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Welche Aufgaben bleiben beim Unternehmen?
Die E-Rechnungspflicht ist aber nur zur Hälfte ein Steuerthema. Die andere Hälfte ist Prozess- und IT-Arbeit im Unternehmen selbst:
- Rechnungseingang organisieren: Ein dediziertes Rechnungspostfach, die Prüfung eingehender Formate und der Workflow bis zur Freigabe passieren vor der Buchhaltung, im Unternehmen.
- Formaterzeugung im eigenen System: Ob Ihre Fakturierungs- oder Branchensoftware valides ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, prüft keine Kanzlei. Hilfestellung bietet unser Software-Guide.
- GoBD-konforme Archivierung: Das XML-Original muss revisionssicher archiviert werden, beim Unternehmen als Belegverantwortlichem. „Der Steuerberater hat doch eine Kopie“ ist kein Archivkonzept.
- Verfahrensdokumentation: Die GoBD-Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre Prozesse. Kanzleien liefern teils Vorlagen, die inhaltliche Pflege bleibt beim Unternehmen.
Wer übernimmt welche Aufgabe?
| Aufgabe | Steuerberater | Unternehmen (ggf. mit Berater) |
|---|---|---|
| Verbuchung eingehender E-Rechnungen | ✓ | |
| Steuerliche Fragen (§ 14 UStG, Fristen) | ✓ | |
| Auswahl von Rechnungs-/ERP-Software | ✓ | |
| Rechnungseingangs-Workflow | ✓ | |
| Revisionssichere Archivierung | ✓ | |
| Verfahrensdokumentation | Vorlage möglich | ✓ (Inhalt) |
| Peppol-Anbindung, EDI, Automatisierung | ✓ |
Wann ist spezialisierte E-Rechnung-Beratung sinnvoll?
Für einen Kleinbetrieb mit Cloud-Buchhaltung und DATEV-Anbindung reicht das Zusammenspiel mit der Kanzlei meist aus. Spezialisierte Beratung lohnt sich, wenn eines dieser Themen ansteht:
- ERP-Integration: Anbindung von SAP, Branchensoftware oder Warenwirtschaft an die E-Rechnungsprozesse
- Volumen und Automatisierung: Ab einem Rechnungsaufkommen, bei dem manuelle Freigaben nicht mehr skalieren
- Peppol und öffentliche Auftraggeber: Netzwerk-Versand, Leitweg-IDs, B2G-Anforderungen
- Compliance-Aufarbeitung: Wenn Archivierung und Verfahrensdokumentation bisher nicht sauber aufgesetzt sind
Genau für diese Fälle führt unser Verzeichnis geprüfte Experten: von Beratern mit DATEV-Schwerpunkt bis zu Spezialisten für GoBD-Compliance. Alle Profile finden Sie im Berater-Verzeichnis.
FAQ
Kümmert sich mein Steuerberater automatisch um die E-Rechnungspflicht? Nein. Der Steuerberater verbucht Ihre Belege und berät zu steuerlichen Fragen. Die Umstellung Ihrer eigenen Prozesse (Rechnungseingang, Formaterzeugung, Archivierung) bleibt Aufgabe des Unternehmens. Viele Kanzleien unterstützen mit DATEV Unternehmen online, ersetzen aber keine Prozess- oder IT-Beratung.
Was sollte ich meinen Steuerberater zur E-Rechnung konkret fragen? Drei Fragen klären das Wesentliche: Über welchen Weg sollen Belege in die Kanzlei kommen (z.B. DATEV Unternehmen online)? Verarbeitet die Kanzlei ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien strukturiert oder nur als PDF-Bild? Und wer verantwortet die GoBD-konforme Archivierung der Originale: Kanzlei oder Unternehmen?
Wann brauche ich zusätzlich zum Steuerberater einen E-Rechnungs-Berater? Sobald es um Systemauswahl, ERP-Anbindung (SAP, Branchensoftware), Peppol, Verfahrensdokumentation oder die Automatisierung des Rechnungseingangs geht. Das sind IT- und Prozessthemen, die außerhalb des klassischen Kanzleimandats liegen.
Fazit: Steuerberatung und Prozessberatung klar trennen
Ihr Steuerberater ist beim Thema E-Rechnung ein wichtiger Partner, aber kein Generalunternehmer. Die Verantwortung für Prozesse, Systeme und Archivierung liegt beim Unternehmen. Wer die Arbeitsteilung früh klärt (drei Fragen an die Kanzlei genügen für den Anfang), vermeidet die typischen Lücken zwischen Buchhaltung und IT.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.