E-Rechnungen archivieren: GoBD-Anforderungen und Aufbewahrung erklärt

Kurzantwort: E-Rechnungen müssen elektronisch und nachvollziehbar aufbewahrt werden. In Deutschland genügt bei einer E-Rechnung grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils; Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren.

Die praktische Aufgabe lautet deshalb: XML beziehungsweise der strukturierte Teil müssen erhalten, auffindbar, lesbar und gegen unprotokollierte Änderungen geschützt bleiben. Ein Ausdruck oder eine separat gespeicherte PDF-Ansicht ersetzt diese Daten nicht.

Was muss bei einer E-Rechnung archiviert werden?

Bei einer reinen XRechnung ist die XML-Datei der strukturierte Beleg. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD enthält das PDF zusätzlich eingebettete strukturierte Daten.

Nach der zweiten GoBD-Änderung des BMF vom 14. Juli 2025 reicht bei E-Rechnungen grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung muss zusätzlich erhalten bleiben, wenn er steuerlich relevante Zusatz- oder abweichende Informationen enthält.

Reicht ein Ausdruck für die Archivierung?

Nein. Ein Ausdruck kann intern als Arbeitshilfe dienen, ersetzt aber nicht die elektronisch aufzubewahrenden strukturierten Daten. Wer nur die Papieransicht behält, verliert gerade den Teil, der eine E-Rechnung maschinell verarbeitbar macht.

Welche sechs Prinzipien sollte das Archiv erfüllen?

Um vor einem Auditor zu bestehen, muss Ihr Archiv sechs Kernkriterien erfüllen:

1. Ordnungsmäßigkeit: Jede Rechnung muss auffindbar und korrekt zugeordnet sein.
2. Vollständigkeit: Kein Beleg darf auf dem Weg ins Archiv “verloren” gehen.
3. Sicherheit vor Verlust: Backups sind Pflicht, idealerweise geografisch getrennt.
4. Verfügbarkeit: Das Dokument muss über die gesamte geltende Aufbewahrungsfrist lesbar gemacht werden können.
5. Unveränderbarkeit: Dies ist der kritische Punkt. Es muss technisch ausgeschlossen sein, dass ein Dokument nach der Archivierung manipuliert wird (z. B. durch Versionierung oder Write-Once-Read-Many-Speicher).
6. Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit prüfen können, was mit dem Beleg passiert ist.

Wie unterscheiden sich GoBD, BAO und GeBüV?

Obwohl die Grundidee der digitalen Archivierung in Europa ähnlich ist, gibt es im Detail nationale Unterschiede, die Sie kennen müssen:

DMS oder Cloud-Speicher: Was ist entscheidend?

Ein “normaler” Cloud-Speicher (wie Dropbox, Google Drive oder ein Netzlaufwerk) erfüllt im Standard nicht die Anforderungen an die Revisionssicherheit. Warum? Weil Dateien dort einfach gelöscht oder überschrieben werden können, ohne dass eine Historie (Audit Trail) zwingend manipulationssicher dokumentiert wird.

Ein echtes Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet:

• Audit-Trail: Wer hat wann das Dokument angesehen oder verarbeitet?
• Sperrmechanismen: Schutz vor Löschung vor Ablauf der geltenden Frist.
• Indexierung: Blitzschnelle Suche nach Rechnungsnummern oder Beträgen für den Prüfer.

Hier finden Sie Unterstützung, um die passende DMS-Software zu finden.

Warum gehört eine Verfahrensdokumentation dazu?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege empfangen, verarbeitet, kontrolliert, aufbewahrt und wiedergefunden werden. Dazu gehören insbesondere:

• Wie kommen die Rechnungen ins System?
• Wer darf sie bearbeiten?
• Wie wird die Unveränderbarkeit garantiert?
• Wie sieht das Backup-Konzept aus?

Tipp: Sehen Sie die Verfahrensdokumentation nicht als Schikane, sondern als Betriebsanleitung für Ihre Finanz-IT.

FAQ

Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und in Papierform archivieren? Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil erhalten bleiben; bei hybriden Formaten ist der menschenlesbare Teil zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.

Reicht ein Cloud-Speicher wie Dropbox oder Google Drive für die Rechnungsarchivierung? Im Standard nicht. Dort können Dateien gelöscht oder überschrieben werden, ohne dass ein manipulationssicherer Audit-Trail entsteht. Revisionssicher wird die Archivierung erst durch ein DMS mit Unveränderbarkeit, Sperrmechanismen und protokollierter Historie.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden? In Deutschland müssen Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Andere Unterlagen können abweichenden Fristen unterliegen.

Was passiert, wenn mein Archiv nicht GoBD-konform ist? Mängel können bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden und die Nachvollziehbarkeit der Buchführung beeinträchtigen. Kritisch sind insbesondere fehlende strukturierte Daten, unprotokollierte Änderungen und eine nicht aktuelle Verfahrensdokumentation.

Fazit: Strukturierte Daten und Prozess gemeinsam sichern

Die revisionssichere Archivierung ist das Sicherheitsnetz Ihres Unternehmens. Ein GoBD-konformes System schützt Sie nicht nur vor Steuernachzahlungen, sondern digitalisiert ganz nebenbei Ihr gesamtes Belegwesen.

Sie sind unsicher, ob Ihr aktuelles System den Anforderungen der GoBD, BAO oder GeBüV entspricht?

In unserem Berater-Verzeichnis finden Sie spezialisierte IT-Consultants, die Sie bei der Auswahl und Einführung eines rechtssicheren DMS unterstützen.

Checkliste: Ist Ihr Archiv GoBD-konform?

Prüfen Sie Ihren aktuellen Status:

• Speichern wir E-Rechnungen im Original-Format (XML/ZUGFeRD) ab?
• Ist technisch ausgeschlossen, dass eine archivierte Datei unbemerkt gelöscht oder geändert wird?
• Können wir Belege innerhalb weniger Sekunden anhand von Schlagworten (Kreditor, Datum, Betrag) finden?
• Existiert eine aktuelle Verfahrensdokumentation für den Belegeingang und die Archivierung?
• Wird das Archiv regelmäßig und nachweisbar gesichert (Backup-Konzept)?
• Ist die Lesbarkeit der Daten für die gesamte Aufbewahrungsfrist sichergestellt (auch bei Software-Wechsel)?

Auswertung: Jede Antwort mit „Nein“ markiert einen Punkt, den Sie fachlich und technisch prüfen sollten.